dijous, 7 de desembre del 2017

ATERRIZAJE FINAL




Las tripulantes de la nave nodriza ApredEbap se disponen al regreso del planeta GC en el cual aterrizaron hace quince meses y medio. En principio pensaban estar 12 meses pero algunas tormentas ya inicialmente previstas impidieron que la nave pudiera despegar a tiempo.


Su misión consistía en captar las formas de trabajo y el conocimiento de aquél lejano planeta, transportarlo, verificarlo y poder implantarlo a otros planetas.






Al llegar al planeta se encontraron con unos habitantes muy predispuestos a enseñarles las reglas del lugar y cómo organizaban sus temas, sin embargo el equipo AprendEbap debía traer a la Tierra pruebas gráficas de ello. Se dispusieron a seleccionar a los habitantes clave para volver con éxito de la misión. La principal dificultad fue la de convencer de la necesidad de participar en esta misión. Las tripulantes tuvieron que gestionar algunas resistencias entre los habitantes clave sobretodo para conseguir las pruebas gráficas pero la imaginación jugó a su favor y consiguieron pruebas similares a las inicialmente previstas. Estos esfuerzos sumaron algo de retraso en las dos primeras fases pero la carga de estos contenidos para la vuelta a la Tierra fue lo realmente complicado de ejecutar: las tripulantes no dispusieron de todo el personal y los medios humanos y extraterrestres necesarios lo que generó el retraso en el despegue para la vuelta.


Con todo el material preparado y valorado se dispusieron a emprender el viaje de vuelta y completar la misión ya en la Tierra. Esta última fase terrícola fue más compleja de lo que creían; la aplicación de su misión a otros planetas tuvo resistencias de las más altas esferas terrícolas que no dispusieron de todo su poder para hacerlo posible.


Sin  embargo, las tripulantes de AprendEbap orgullosas de su misión no paraban de contar anécdotas de su larga estancia en el planeta GC y sobretodo reconocer la inmensa labor de los habitantes clave que han hecho posible el éxito de la mayor parte de la misión.




Antes de proceder a la redacción del informe final de evaluación de la misión, las tripulantes se hicieron con el ritmo de Queen con la canción que mejor podía reflejar el momento que vivían "Don´t stop me now" que podéis encontrar en el siguiente enlace: Queen.

INFORME DEL PROYECTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

GCON18: Gestión del Conocimiento institucional. El proyecto pretende poner en común el conocimiento generado en la institución (Escuela Balears de Administración Pública) como consecuencia de la experiencia. Pretende también ser una herramienta útil para la incorporación de personas y para impulsar cambios en áreas susceptibles de mejora. Además de proporcionar un modelo de gestión del conocimiento extrapolable al resto de la institución.
Patrocinador: el órgano unipersonal de dirección de la Escuela
Coordinador del proyecto: la persona responsable de la gestión del conocimiento de la Escuela de acuerdo con la orden de funciones de la misma.

Indicadores

El proyecto se centra en la consecución de tres objetivos. En ellos mismos ya se establece un indicador y la meta de éste:

1.Creación de valor interno que se medirá con el número de píldoras de información disponibles en el repositorio final, con un mínimo de 12 para la consecución del objetivo.

Se han conseguido 15 vídeos en su constitución como píldoras de información/conocimiento.

2. Mejora del reconocimiento de las personas implicadas que se medirá a través de una encuesta de satisfacción sobre la participación en el proyecto. Para que el objetivo se supere se deberán obtener el 60% de las encuestas con resultado satisfactorio.

El porcentaje de satisfacción obtenido ha sido del 70%. Los ítems mejor valorados de la encuesta son los relacionados con el nivel de reconocimiento implícito conseguido por los participantes en el propio proyecto como protagonistas de las píldoras; pero también ha sido muy elevada la satisfacción de sus propios compañeros ante el sistema implantado.

3.Proyecto extrapolable al resto de la institución que se medirá con el nombramiento formal de un gestor de conocimiento de cada consejería. Para que el objetivo se cumpla se deberá constatar el nombramiento de al menos 5 gestores de conocimiento.

No se ha conseguido el compromiso de que en la próxima regulación de la confección de órdenes de funciones se incluya el ítem “gestor del conocimiento” en, al menos, un puesto de trabajo de nivel de servicio de cada una de las consellerias. Ello ha sido consecuencia del propio incumplimiento del plazo global del proyecto, como se explicará en el siguiente punto.

Otros indicadores no ligados a los objetivos específicos del proyecto:

  • Desvío coste: si bien el coste calculado en cuanto a recursos internos (personal) ha sido ajustado (aproximadamente 100.000 euros), el importe máximo del contrato menor limitó el número de vídeos a 15 en vez de a 20. Con lo cual, realmente la no ajustada previsión de coste limitó el número de entregables en esta fase.
  • Desvío plazo: el plazo máximo establecido de 1 año no ha sido suficiente para cerrar el proyecto. No se ha acabado de perfilar el modelo de gestión del conocimiento a extrapolar a otras instituciones, puesto que no se llegó a las conclusiones necesarias de la cuarta fase (Evaluación utilización y utilidad del repositorio). Se ha reprogramado con 6 meses más.
Alcance del proyecto

Los productos que definimos como entregables a obtener con la ejecución de nuestro proyecto se encuentran en el siguiente estado y registraron los siguientes cambios:
  • Resultados de una encuesta inicial para determinar las personas clave que van a participar en el proyecto así como su grado de implicación.
Completado sin variaciones.
  • Material audiovisual de las píldoras de información sobre la experiencia de personas de diferentes servicios.

Completado con la variación del número total previsto en presupuesto inicial. Con el máximo de coste de la contratación menor mencionada, se pudieron hacer finalmente 15 vídeos, si bien el mínimo para el objetivo definido eran 12.
  • Repositorio de gestión del conocimiento con los vídeos de las píldoras.

Completado sin variaciones.
  • Resultados de la encuesta de participación en el proyecto.

Los resultados han sido recogidos y sistematizados, pero no se ha logrado llegar a las conclusiones pertinentes para poder definir el modelo que constituye el siguiente entregable.
  • Definición del modelo de gestión del conocimiento y nombramiento de los responsables de cada consejería en las órdenes de funciones.

Pendiente de ejecución y reprogramado para dentro de 6 meses.

Actividades del Proyecto
Programadas las actividades en un plazo global de ejecución anual de tal manera que cada una de las seis fases debía ejecutarse en un máximo de 2 meses, las desviaciones y cambios en el cronograma se han desarrollado de la siguiente manera:
FASE 1. DETECCIÓN DEL CONOCIMIENTO. La encuesta se finalizó en plazo con la identificación de las personas clave, pero la tarea de sensibilización para conseguir su participación fue algo más compleja, lo cual nos retrasó 15 días sobre el plazo previsto.
FASE 2. RELATO DEL CONOCIMIENTO.La tercera actividad de elaboración de vídeos acumuló un nuevo retraso, de tal manera que a los 15 días anteriores se añadió un mes más.

FASE 3. PUESTA EN COMÚN EN REPOSITORIO. En este punto, la disponibilidad de los recursos humanos necesarios para, una vez escogido el medio, ir disponiendo el material audiovisual, fue claramente insuficiente. Por ello tardamos 2 meses más de lo previsto en el global de la fase (4 meses en total).
FASE 4. EVALUACIÓN UTILIZACIÓN Y UTILIDAD DEL REPOSITORIO. Si bien esta fase iba bien de tiempo, el retraso acumulado en las fases anteriores no ha permitido llegar al análisis de las conclusiones dentro del año previsto.
Por tanto, la desviación acumulada del plazo de ejecución suma 3 meses y medio.
La reprogramación del entregable final citado en el apartado del informe “Alcance del proyecto” se ha fijado en 6 meses.
Costes del proyecto
El coste del proyecto no ha variado puesto que lo que se ha hecho es reducir el número de vídeos/material audiovisual establecido como deseable, cumpliendo en todo caso y superando el mínimo determinado para el objetivo, tal y como ya se ha comentado.
Recursos humanos
La principal dificultad ha sido la resistencia a la hora de la grabación y recogida de material audiovisual lo que ha supuesto un cambio en la forma de entrega de las píldoras de conocimiento. Se comenta de forma más extensa en el apartado de riesgos.
Riesgos
Las incidencias sobre el desvío del plazo de ejecución y su impacto ya han sido comentadas.
En el acta de constitución se detectaron 2 riesgos a analizar:
La más importante limitación del proyecto será el grado de implicación del personal de la Escuela, pero al mismo tiempo será el factor clave del éxito que puede dar una dimensión en clave de gestión de recursos humanos que engrandecerá los resultados previstos.
También podría darse una limitación en una supuesta falta de implicación de la dirección o en un entorpecimiento por su parte de la necesidad de dedicación del personal al proyecto añadida a sus obligaciones cotidianas.

En cuanto a la implicación del personal, el problema de sensibilización descrito en el apartado del informe “Actividades del proyecto” surgió de un sentimiento general de resistencia ante el uso de la propio imagen en la proyección de su conocimiento, lo cual obligó a tener que buscar otros recursos menos personales a través de formatos de voz en off o simulaciones con personajes animados.

También se dio una falta de disponibilidad necesaria al proyecto del personal implicado en la fase 3, como ya se ha comentado. La razón fue una falta de visión por parte de la dirección de la necesidad de descargar de otras tareas diarias a parte de los equipos implicados, que se solucionó con la desviación temporal descrita.

Adquisiciones

Como se ha comentado se ha modificado la cantidad de píldoras entregables de 15 a 12 por la limitación económica de los contractos menores.

Acciones correctivas

Se han redefinido los formatos de los entregables (pílodoras) y se ha tenido que reprogramar la última fase del proyecto.

Lecciones aprendidas
  1. Hubiera sido necesario programar como una fase más del proyecto la sensibilización hacia la dirección para conseguir que las tareas asignadas al personal se mantuvieran durante toda la ejecución.
  2. Mayor esfuerzo en la de presentación del modelo hacia fuera para facilitar la implantación del modelo al resto de la institución.

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